Eenvoudig toegangsrechten beheren voor elke medewerker

Hoekstra B.V. is in 1929 begonnen als een bodedienst met paard en wagen. Dit was het begin van het transport- en verhuisbedrijf wat Hoekstra B.V. momenteel is. De specialisatie van Hoekstra B.V. ligt bij het transport van niet-standaard producten. Dit zijn goederen die afwijkend van vorm, grootte of juist zeer breekbaar zijn. Deze producten hebben extra aandacht nodig om op tijd, compleet en schadevrij bij klanten aan te komen. De afgelopen 90 jaar heeft Hoekstra B.V. zich ontwikkeld tot een allround dienstverlener met drie pijlers: transport, warehousing en verhuizen.

Aanleiding was de nieuwbouw van een crossdock-pand. In de loop van de jaren waren er al veel verschillende sleutels in omloop gekomen. Met ruim 160 medewerkers zorgde dit voor veel problemen.

‘Op een gegeven moment ben je voor je medewerkers veel tijd kwijt aan mechanisch sleutelbeheer en het vergt veel discipline om, ook bij functiewisselingen, de medewerkers de juiste sleutels te laten behouden” aldus Tjitze

Het meest voorkomende probleem was sleutels die zoek raakten en dat mensen teveel verschillende sleutels kregen. Zonde, want zo moesten er telkens nieuwe sleutels worden aangemaakt. Dat was best een dure grap. Daar kwam ook bij kijken dat we niet altijd de veiligheid van goederen in de opslagruimte of van onze wagens konden garanderen omdat we natuurlijk niet voortdurend een volledig slot gingen vervangen. Wij hebben veel verschillende ingangen, denk aan de verschillende kantoren, meerdere warehouse, garage, crossdock, voorraadruimtes en ga zo maar door. Alle medewerkers hebben een sleutel nodig om te kunnen functioneren, er wordt immers 24 uur per dag gewerkt in verschillende shifts. Structuur in het sleutelbeheer is dus voor ons erg belangrijk ook om beter te kunnen reguleren wie er toegang had tot welke ruimtes.

“Zo willen wij gaan kijken naar de mogelijkheid om een bewegingssensor van een overhead-deur in werking te kunnen stellen via een oplossing van SALTO. Hiervoor wordt momenteel nog een mechanische sleutel voor gebruikt. Met een elektronische oplossing zouden we nog beter in de nacht kunnen reguleren wie er in bepaalde ruimtes komt zonder dat het te veel tijd inneemt. Ook zou je voor bezoekers en chauffeurs die komen lossen een eenmalige tijdgebonden sleutel willen, wellicht in de vorm van een eenmalige code of een digitale sleutel op de smartphone, die heeft iedereen immers altijd bij zich en zo heb je meteen ook de bezoekers goed geregistreerd.  De invoering van SALTO heeft ons in ieder geval veel voordelen meegebracht waardoor we efficiënter kunnen werken!”

Bij de bouw van het nieuwe crossdock zijn we gaan kijken hoe we het sleutelprobleem zo efficiënt mogelijk konden oplossen. Via Bouwgroep Noord, die ons toentertijd hielp met de verbouwing van het nieuwe pand, zijn we in contact gekomen met Uw Deurregisseur.

Samen met Bauke Wijnstra, projectadviseur bij Uw Deurregisseur, is Tjitze gaan kijken welk toegangscontrole systeem het beste paste bij de wensenlijst en kwamen direct bij SALTO Systems uit. Hoekstra B.V. is offline begonnen met SALTO en aan het begin was dat wel een beetje wennen voor de medewerkers maar iedereen begrijpt natuurlijk dat je als snel groeiende organisatie hierin ook moet professionaliseren. Het idee was om gefaseerd over te stappen, maar nadat we zijn begonnen is het redelijk hard gegaan, ook onze nieuwe kantoren zijn op kantoorniveau ingericht met SALTO en we gaan dit ook naar onze nieuwe lesruimtes en spreekkamers uitbreiden. “We zijn nu wel een beetje fan geworden van SALTO Uitzend-krachten geven we bijvoorbeeld een tag voor een dag, of een week. De mogelijkheden die SALTO hierin biedt, zijn gewoon super praktisch en te koppelen met ons HRM-systeem”. “We hebben gelukkig eigen IT-ers die ook snel kunnen schakelen via het systeem in de cloud. Dat is heel praktisch. We zijn dus heel tevreden, maar we hebben nog wel meer wensen hoor.”

• Minder sleutels in omloop
• Reguleren van toegang
• Veiligheid van de goederen
• Efficiënter werkproces
• Lagere kosten

Uw Deurregisseur staat al meer dan 35 jaar garant voor betrouwbaar advies en de beste levering en montage van bedrijfsdeuren en toegangstechnieken zoals deurautomaten en toegangscontrole systemen. Uw Deurregisseur verzorgt ook het onderhoud en reparatie en staat 24x7 klaar om de beste service te leveren. Uw Deurregisseur is al jaren SALTO Inspired Business partner en veel projecten zijn al samen opgepakt. Zo ook het project van Hoekstra B.V. welke via Bouwgroep Noord bij deze zeer gewaarde partner terecht is gekomen.